二、商务接待礼仪1.迎宾礼仪迎宾礼仪中大概有几个主要动作,包括招呼,通报,握手,交换名片,介绍,奉茶等。
招呼打招呼的方式在中国人而言,多半是点头微笑,嘴里一边问候说您好、早上好、下午好等,遇到高层长官有可能鞠躬,但躬身的角度并不太深。
比较起来日本人鞠躬时躬身的角度大得多,最正式的日式鞠躬是90o,且不能比贵宾先起身,因此必须低头观察对方的裤脚或裙摆复原的幅度,亦步亦趋地慢慢起身,才不会失礼。
韩国人的鞠躬似乎介于中间,比日本人鞠得浅,但比中国人略深。
西方人有吻颊礼,这让东方人不太适应,且欧洲人吻颊从一至四次都有,我们只能被动配合。
吻颊礼有几个要点,第一是如果双方并不熟稔,其实只是贴贴脸颊,但嘴唇还是要在脸庞边做出亲吻动作,双方是旧识才会真的吻到脸颊。
第二是见到对方脸朝我们前来不要惊慌,对方左脸来,我们也是左脸去,反之亦然,双方最后脸朝不同方向就对了。
其他各国还有很多各自的招呼礼仪,例如泰国的双手合十,俄罗斯的拥抱与阿拉伯国家的亲吻面颊等,出国之前最好先了解,才能入境随俗。
通报通报就是告诉当事人来客了,当然是第一时间进行通报,然后还要注意如果受访人无法立即会客,必须将情况回报给客人,向客人致歉请他稍候,其间可以先奉茶,或递上书报杂志,假使有能力也有时间,尤其本身己经身居管理阶层,建议坐下来陪客人聊天,这样的通报行为便算是非常完整了。
介绍介绍要特别注意的就是顺序,原则很简单,先称呼现场最尊者,然后将其他人依次介绍给尊者,因此顺序为先将位卑者介绍给位尊者,先将年幼者介绍给年长者,在商务场合中先将自家主管介绍给客人,在社交场合先将男士介绍给女士,都是按照以上的第一个原则。
介绍时除了说出双方姓名,还要将身份头衔说清楚,如能多加美言几句,让双方都感到对方身份尊贵或重要,这是介绍人应当做到的。
奉茶不宜问客人是否要喝茶,客人有时会因客气而说不用了,比较礼貌的问法是请问您要喝茶还是咖啡,将选项提出由客人选择,但选项中最好不要有开水,有时客人还是会因客气而说水就好。
茶水温度应适当,倒入杯中约七八分满即可,装得太满很容易溢出,让人无从喝起,瓶装矿泉水递给女士,最好附上茶杯,否则很难优雅饮用。
此外茶水端来应先给客人,然后才是己方上司或人员,表示对来客的尊重。
2.前台接待礼仪顺便将前台接待礼仪做一说明,前台是企业门面,必须随时保持整洁美观,工作人员不论多么忙碌也必须随时将物品归位,不得任意放置,造成台面凌乱。
接待人员必须面带微笑,态度亲切,服务时须按照顺序,如果没有抽号,台前的人又没有排队,分不出先来后到,可以和蔼的请问现场等待的人谁先到的。
等待的人过多时,最好偶尔向大家打招呼并致歉,请大家再耐心等待一会儿。
3.陪同礼仪迎宾之后接下来便是陪同,陪同礼仪中包括引导,上下楼梯,进出电梯,上下车,地型设施提醒与进入室内等事项。
引导引导较多客人时,接待人员应走在最前方带路,带领少数贵宾时,主人应走在贵宾的左后方半步,所谓半步是指稍微退后一点,为何要走左边,一个原因是右尊左卑,另一个原因是在国内习惯靠右走,左边是与对向而来的人相邻的一边,比较有可能冲撞,因此必须将舒服安全的一侧也就是右侧让给客人。
在正式场合中,贵宾进场时,有时会有前导人员,这时当然是走在贵宾的前方。